サポートの幅を広げ、事務職だからこそ見えてくる視点で関わっていきたい

福井キヤノン事務機株式会社で、事業サポートとして勤務する木下さんは入社して5年。営業に携わるスタッフのサポート業務を担ってきました。「基本的に管理業務なので、社内で仕事をしています。主に契約書の処理やデータ管理を行います。入社当初は、先輩について一つひとつ仕事を覚えてえいくだけで精いっぱい。書類を見ながら打ち込むという仕事を繰り返していました。1年ほどが経ち、仕事の内容も把握してきた頃に、ふと、もっと効率的に、もっと役に立つことができるのではないかという想いが芽生えました」。事務的な作業だけでは、どうしても滞ってしまうことがあったと言います。「業務と業務のつながりや、業務ごとの作業手順などを把握するために業務フローを作り、分からないところは、直接営業担当者に聞いたり、営業担当者の目線を知るために、積極的にコミュニケーションをとっています。実は、まだ分からないことは多く、日々勉強中。複合機をはじめ、これにつながるネットワークの設計や構築、パソコンやサーバーシステムの情報セキュリティ対策やネットワークサービス、オフィスレイアウトの提案やオフィス家具の販売まで扱っているので、書類を見るだけでは何に関わるものなのかも、どんなサービスなのかさえ分からないものもあります。目の前のことから少しずつ理解し、よりよいサポートを目指しています」と、事務職も受け身ではいけない、進化が必要だと話します。

自分ができることを考え行動することで、次にするべきことが見えてくる。

日々努力を重ねている木下さんが所属する事業サポートは、営業サポートだけでなく、総務や経理といった業務が全部で7つあるとか。「それぞれが担っている内容は全く違うため、仕事内容を把握することは難しいのですが、働きやすい環境作りとして多能化が進められている中では、これまで以上にコミュニケーションが必要になってきています。他の業務について知ることは、業務の流れを知ることに繋がり、さらには、お客様の事業内容を知るきっかけへと繋がります。そうして、少しずつ点と点を繋げて線にしていきたいと思っています」と、知りたい情報は、思いがけない所からも得られると話します。「一人で業務の全てを担うことは不可能です。誰か一人の能力だけが長けていれば良いとも思いません。しかし、個々が培ってきた知識や経験が力となり、チームの中でそれぞれが発揮することができると思うのです。チームの一員として自分がするべきことを意識し行動する。その積み重ねが、会社の期待に応えることになると思っています」。また、1年前から在宅勤務を導入し、現在もシフトを組んで取り組んでいるとのこと。「仕事によっては、会社でした方がはかどるものと、在宅の方が集中してできるものがあります。シフトを考慮して、出勤する日にすること、在宅ですることを分けて、より効率的にできるように心がけています」。働き方の変化にもスムーズに順応している様子。機材は会社が用意し、在宅の日に持ち帰るシステム。今後、技術が進む中でどんどん変化していくかもしれないと話します。

福利厚生の休暇を利用して子どもとの時間を確保。自分の時間を確保し趣味も充実。

子育てをしながら正社員として働いている木下さん。忙しい日々と仕事の両立のために、どのような工夫をしているのかと伺ってみると、「助かっているのは休暇制度です。いろんな休暇制度があって、とても覚えられないのですが、よく利用するのは、育児・介護に関する特別休暇ですね。1回4時間まで可能なので、子どもの通院や行事参加などに使っています。思わぬ事態に見舞われたときに利用できる早退・遅刻時間吸収型フレキシブル勤務制度は、2時間以内と決められているのですが、前日、当日にも申請できるので、例えば、道路が事故などで渋滞し、出勤時間が遅くなったときにも利用可能。また、自分や家族の記念日に利用可能なアニバーサリー特別休暇は、年間1日取得できるので、子どもの誕生日に利用しています。そして、年間3日連続で取得可能なフリーバカンス休暇。土・日を合わせると5日間とすることもできるので、とても人気の休暇です。バカンスと言っても、遠くへ行かなければならないものでもないので、私の場合は、ご褒美休暇ですかね。平日に子どもを送り出し、自分のやりたいことをやります。社員に大人気の休暇なので、1年に1回社員の希望を聞きスケジュール調整することになっています」とのこと。さらに、木下さんにとって、今とてもリフレッシュできることは書道とのことで、「筆を持ち、集中する時間が日常を忘れさせてくれます。もちろん、美しい文字を書くことは大事ですが、精神面にも良い影響があります」と話し、好きなことに集中できる時間が持てることも、働くこととプライベートのメリハリができているからだと言います。

今携わっている仕事がより魅力的になるよう、自ら考えて行動していきたい。

仕事もプライベートも充実していると言う木下さんに、今後についてうかがうと「福井キヤノン事務機株式会社は、最新の業務改善の仕組みや働き方改革を実現しています。企業様向けにオフイスツアーを行っているのですが、参加した方は皆さん笑顔で帰られます。働きやすい環境をご提案させていただいている会社ですので、社屋そのものが最先端のライブオフィス。働きやすさを随所に散りばめ、新しい時代にも対応する人と人の距離感も見所のひとつ。これからリモートワークが主流になっていくことを見据えた、各種申請書や注文書などの書類を電子化、当たり前のように行ってきた、転記や入力作業の自動処理などをいち早くRPA化し実際に業務をおこなっています。働きやすさの最先端となる情報を、体験者として発信していきたいと考えています。福井県だけに留まらず、広く伝えてえいきたい。良いと思ったことは、まず自分達が取り入れていく、使ってみて改善点を見出していくことのお手伝いができたらいいなと思っています。そのためにも、5年後、10年後に何ができるかを考えながら業務にあたりたいですね」とのこと。発信する方法はこれからだと言いつつも、すでに発信のチャンスは活かされているようです。

人事から一言

休暇及び勤怠制度（有給）は、社員一人ひとりの生活環境に軟に対応する制度。安心して働け、ゆとりある人生設計が実現できるように設けています。利用するにあたっては、申請することが必要ですが、それぞれ決められた範囲内で誰でも取得可能。慶弔休暇（結婚4日・配偶者出産1日・弔事（1親等）5日・弔事（2親等）2日）、年次有給休暇（年間20日、年間取得率50％超）、フリーバカンス休暇（年間3日連続）、社会貢献活動支援休暇（年間1日）、アニバーサリー特別休暇（年間1日）、リフレッシュ休暇（5年に1回5日連続+5万円部門の旅行券など）、育児・介護に関する特別休暇（1回4時間・月4回・年12回）、早退・遅刻時間吸収型フレキシブル勤務制度（2時間）と、あらゆるシチュエーションに対応できるようになっています。フリーバカンス制度はもちろん、リフレッシュ休暇も連続取得が条件。他にも産前産後休暇や育児休業、育児・介護における時短勤務などの福利厚生を利用できます。また、リモートワークは、これからの新しい生活様式に欠かせないと考え、早い段階から導入しています。ニーズが高いことは言うまでもなく、経験を活かした提案に結びつけたいと考えています。